miércoles, 24 de septiembre de 2014

“Six Simple Rules: How to Manage Complexity without Getting Complicated”

Autores: Yves Morieux, Peter Tollman
Editorial: Harvard Business Review Press

¿Cómo pueden las compañías actuales crear valor y obtener ventaja competitiva en la era de la complejidad? Ese es el eje de este interesante libro, en el que sus autores Yves Morieux y Peter Tollman, directivos de Boston Consulting Group, exponen una curiosa idea para la gestión  exitosa de las organizaciones de hoy en día, fruto de su larga experiencia trabajando con algunas de las empresas más importantes del mundo. Es lo que ellos llaman la simplicidad inteligente y se consigue a través de seis simples reglas.

El mundo está cada vez más globalizado y es más competitivo y complejo. Para reaccionar y hacer frente a esta complejidad, las compañías también se han vuelto complicadas en sí mismas. Las empresas no pueden luchar contra esta complejidad implícita en el mercado actual, pero sí tienen que saber manejarla. Deben reaccionar y buscar fórmulas para gestionarla mejor, de forma que creen valor diferencial frente a su competencia, sin caer en crear organizaciones lentas, burocráticas y complejas. Las que mejor lo hagan, serán las que obtengan éxito.

Pero, ¿cómo podemos afrontar este reto? Las seis simples reglas que el libro propone, se basan en la premisa de que la clave para gestionar esa complejidad es la combinación entre autonomía y cooperación.

Por un lado, se debe dar al empleado autonomía. Las empresas deben tender a contratar a personas éticas y con talento, dotarles de la formación idónea y metas claras y otorgarles la autonomía necesaria y la capacidad de decisión para gestionar problemas de negocio cada vez más complejos.

Sin embargo, hay compañías que no son partidarias de esta práctica, sino que por el contrario creen que lo más efectivo es la creación de documentos con muchas reglas y procedimientos rígidos y sistemáticos, que deben seguir los miembros de la empresa para reaccionar ante cualquier tipo de situación o eventualidad. Con ello, merman la capacidad de reacción del empleado, pues no les deja pensar, e incentivan que funcionen de forma autómata, siguiendo al pie de la letra esas reglas predefinidas, que no son efectivas ante la variedad de situaciones y problemas del negocio actual. Lo que conlleva esas “reglas para todo” es que la compañía sea cada vez más compleja, lenta y que sus empleados se sientan poco motivados, pues impiden que desarrollen su creatividad, su capacidad de innovar y de aportar valor a la empresa.

La autonomía debe complementarse con colaboración, entendida ésta como el resultado del trabajo entre dos departamentos o trabajadores de una organización, que buscan una decisión o un punto intermedio entre ambos, que favorezca o maximice el éxito de la empresa en su conjunto, no el de cada uno de los departamentos de forma individual. Aunque este tipo de decisiones colaborativas son difíciles de tomar, hay que tender a ello y crear objetivos que permitan favorecer esa colaboración y lo que es más importante, aprender a medirla.

Las seis simples reglas que proponen Morieux y Tollman buscan reducir la creación de sistemas redundantes en la compañía, que compliquen aún más su buen funcionamiento. Su puesta en práctica tendría un efecto positivo, tanto en la política de recursos humanos, como en la financiera. Básicamente, propiciarán un mayor rendimiento, productividad y mayor satisfacción de los trabajadores.

Pero, ¿cuáles son estas seis simples reglas?. Aquí os las dejo para que reflexionéis sobre ellas:

  1. Antes de tomar decisiones, entender lo que de verdad hace tu equipo para evitar cargarles con procedimientos y funciones innecesarias y alinear los intereses de los trabajadores con los de la compañía, logrando el equilibrio perfecto y reduciendo complejidad
  2. Incentivar la capacidad de colaborar y cooperar de los empleados, buscando entre ellos a aquellos que destaquen sobre el resto por su carisma y generen pasiones, tanto positivas como negativas entre la plantilla, e inviten a que todos los integrantes del equipo den lo mejor de sí. La clave para hacer frente a los posibles conflictos que puedan surgir, radica en incentivar al equipo y en saber convertir esas tensiones en fortalezas para mantener la competencia, unión y motivación del grupo
  3. Invitar a todos los miembros de la empresa a utilizar su talento, inteligencia y habilidades. La autonomía es clave para agilizar los procesos corporativos. Hay que dejar claras las metas y permitir que los trabajadores las interpreten y trabajen para conseguirlas, usando su talento y habilidad. La confianza es la clave del éxito
  4. Fomentar la reciprocidad, reduciendo los recursos y agrupando actividades complementarias.
  5. Incrementar entre los empleados la importancia de que lo que pase mañana será consecuencia de lo que hagan hoy. Hay que propiciar el que todos reflexionen sobre las consecuencias de sus acciones y piensen en cómo puede afectar su trabajo a los clientes y a la empresa en su conjunto
  6. Recompensar a quienes cooperen. Llevar a cabo evaluaciones de rendimiento e implantar sistemas que recompensen los objetivos cumplidos son muy útiles, pero también hay que intentar evitar castigar el fracaso. Los empleados tienen miedo a fracasar y, por ello, suelen ocultar a sus jefes y compañeros los problemas que se encuentran a la hora de desempeñar sus funciones. Hay que recordarles que trabajar en equipo y cooperar es vital para superar los problemas y alcanzar los objetivos a cumplir
Aunque solo esté parcialmente de acuerdo con todas estas reglas, la lectura del libro me ha permitido reflexionar sobre mi compañía y crear mis propias teorías. Ya tengo en mente aplicar algunos cambios, tanto culturales como de procesos, que ayudarán a Siemens España a mejorar su eficiencia y ser una organización menos compleja.

Si es la primera vez que os enfrentáis a un libro de gestión y management, quizás no os recomendaría comenzar con Six Simple Rules, pues puede resultar difícil de leer. Para los más expertos, espero que estas teorías tan controvertidas os ayuden también a reflexionar y sacar vuestras propias conclusiones.


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