jueves, 26 de febrero de 2015

Receta para una reunión eficaz

Valoro mucho cada minuto de mi tiempo y el de todos mis colaboradores. No me gusta perder el tiempo –o hacer que los demás lo pierdan- en eternas reuniones sin un objetivo claro y las cuales terminan sin unas conclusiones claras o unos “próximos pasos” a ejecutar. Y, personalmente, reconozco que es un área donde todavía tengo mucho por aprender y experimentar.

Mantener reuniones eficaces no es fácil. Si lo fuese, no existirían cientos de decálogos, informes, libros y hasta formaciones regladas en torno al asunto… o incluso apps, al estilo de Brilliant Meeting de Gamelearn, que mide el impacto que las “buenas” reuniones suponen para una organización -tanto en ahorro de costes como de tiempo. Tratar de que cada reunión a la que asistimos o convocamos tienda hacia la eficacia es fundamental de cara al ahorro de costes, a la tasa de productividad de cada empleado, y a la cifra de resultados económicos. Según datos de la propia Gamelearn, basados en el  informe Better Business Meetings del Wharton Center for Applied Research, un empleado medio podría estar desperdiciando unas 31 horas mensuales en reuniones ineficaces. Según esos cálculos, una empresa con una plantilla de 100 empleados, con un sueldo bruto medio por empleado de unos 40.000 euros anuales y una jornada laboral de 8 horas al día, y que trabaja una media de 22 días al mes, podría estar asumiendo un coste inútil de unos 704.500 euros cada año. Según el mismo informe, el coste que se deriva de reuniones improductivas podría estar por encima de los 800.000 millones de euros a nivel mundial.

¿De quién es la responsabilidad de que una reunión sea efectiva? Pues pienso que el mayor peso recae sobre el organizador, pero también que cada participante debe “remar” en pro del buen desarrollo de ese encuentro. No existe una “receta perfecta”, pero a mí me gusta tener claros una serie de puntos de cara a cada meeting:

  • Fijar un objetivo para la reunión, claro y entendible por todos los asistentes, y definido previamente: reunión informativa, de toma de decisión o de networking.
  • Definir una agenda y seleccionar el perfil de los asistentes  -pocos y cada uno con una responsabilidad concreta en el proceso-.
  • Compartir de manera previa con los asistentes la documentación que será manejada en la reunión.
  • Elegir de manera adecuada tanto el formato –la tecnología permite mantener reuniones no presenciales- como la duración –intentar bajar de 60 y tender a 45 minutos debería ser la norma-.
  • Respetar y exigir puntualidad.
  • Dinamizar la reunión –controlar a los que “les gusta escucharse” y activar a los más “callados”-.
  • Experimentar con nuevos modelos como el brainstorming silencioso -del que me gustaría hablaros en un futuro post. O la técnica que actualmente práctico y que consiste en mantener la reunión en pie, sin el apoyo de una mesa o de un conjunto de slides, y utilizando las paredes de la sala como grandes cuadernos donde apuntar ideas sobre las que avanzar –grandes hojas de papel sobre las paredes que luego pueden guardarse o reutilizarse-.
  • Buscar la toma de decisiones, y no permitir “la discusión por la discusión”
  • Respetar la duración acordada –y hacer que se respete-.
  • Plasmar las conclusiones en un documento y compartirlo tras la reunión –y avanzar próximos pasos derivados de esas decisiones –.
Esta foto es de hace solo unos días: mis colaboradores y yo en plena reunión
Y vosotros ¿tenéis una receta personal para mantener reuniones productivas?

4 comentarios:

  1. Muy buen artículo Rosa, decir que respecto a los datos de "ahorro" expuestos por la propia Gamelearn, difícil es la empresa que hace participe a toda la plantilla en reuniones, por lo que esas cifras hay que tomarlas con pinzas. Añadir una frase celebré de Steve Jobs "si la reunión dura más de media hora, recoge y vete"

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    1. Hola David, gracias por tu comentario y por tu aportación. Me alegra ver que te ha gustado. Un abrazo.

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  2. Muy buena síntesis y guía a tener en cuenta, tan sólo añadiría la conveniencia de los asistentes de llevar los temas preparados para participar así eficazmente en cada reunión.

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    1. Gracias María por tu comentario y por tu aportación. Un abrazo.

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